Archive fristen noch immer ein Schattendasein in vielen Betrieben. Warum, weiß so recht niemand. Vielleicht liegt es daran, dass viele dieser „Akten- schränke“ im Keller untergebracht sind? Nicht nur.
Akten sind schon aus frühen Filmen eigentlich bekannt als „verstaubte Unterlagen“, in denen man etwas sucht und oft nicht findet.

Archive in dieser Form: Das war gestern und vorgestern.

Archive heute: Sie sind wichtige Informationsquelle und oft auch zentrale Anlaufstelle für den Entscheider im Betrieb. Sie beinhalten nicht nur Historisches, sondern werden auch gefüttert mit aktuellen Zahlen und Daten. Von ersten Planzeichnungen aus der Frühzeit des Unternehmens bis zu modernen Datenträgern und Geschäftsberichten der jüngsten Vergangenheit: Die Frage ist nur: Wer baut dieses Archiv auf? Wer pflegt es und wer hat den Zugang?

Die Fehler beim Aufbau sind fatal: Ein einziges Mal eine falsche Registrierung oder eine andere Symbol- Leiste auf den Ordnern – und schon beginnt später das mühselige und zermürbende Suchen und Fluchen. Besonders bei Archiven, die noch „körperlich“, also In Form von Registraturen und Ordnern bestehen und Als solche aufgebaut werden, ist darauf zu achten, dass es eine klar definierte „Logistik“ gibt, die für jeden Zugangsberechtigten gleichermaßen gilt und diesem auch bekannt sein muss.

Archive in elektronischer Form bergen genau so viele Unwägbarkeiten in sich. Hier ist es oft nur ein e-Mail, das mit einem Anhang versehen, falsch abgelegt wird. In der Vielzahl der Informationen, die in einem Betrieb täglich verarbeitet werden, beginnt hier eine Fehlerkette mit fatalen Folgen für den späteren Zugriff auf Daten und viel wichtiger: Auf Wissen.

Archive sind gleichbedeutend mit einer Wissens- datenbank – egal ob sie elektronisch oder in Papierform geführt werden. Wichtig ist immer ein Spezialist, der alle Formen kennt und der bereits bestehende Fehler erkennt und diese beseitigt. Holen Sie sich also Hilfe von außen, bevor es zum GAU kommt: Der nämlich tritt ein, wenn plötzlich ganze Datensätze oder viele Hintergrundinformationen scheinbar verloren gingen oder wenn der Zugriff auf wertvolles Wissen durch Unbefugte möglich ist.

Wenn von einem „Firmenerscheinungsbild“ die Rede ist, dann sind auch die Antworten schon vorgegeben:
Das Logo spielt eine Rolle, das Verhalten der Mitarbeiter und die Form des Prospekts, den man auf einer Messe dem Kunden in die Hand drückt. So weit so gut. Stellen wir uns aber die Frage nach einem nachhaltigen Erscheinungsbild eines renommierten und alt eingesessenen Betriebs bei seinen Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern, können wir mit dem Flyer oder dem Baustellenschild nur wenig Sympathiepunkte einfahren. Hier sind dann größere „Kaliber“ gefragt.

Immer mehr Betriebe mit einer langen Tradition denken über den Tellerrand hinaus und zeigen sich nicht nur im heutigen Umfeld, sondern „vermarkten“ die ganze Firmengeschichte als wichtigen Teil eines ganzheitlichen Images. Warum? Die Antworten liegen auf der Hand:

Ist ein Unternehmen viele Jahre am Markt und war es in dieser Zeit nicht in den negativen Schlagzeilen, dann sind das schon einmal beste Voraussetzungen für die Akquisition neuer, aber auch für das Halten alter Kunden. Viele Jahre Präsenz ist gleichbedeutend mit Sicherheit aus der Brille des (potenziellen) Kunden gesehen. Wer hat diesen Betrieb gegründet? Welche Technik gab es damals? Und welche wirtschaftlichen Rahmenbedingungen herrschten zu Beginn des letzten Jahrhunderts in Deutschland oder in der Region? Welche Schwierigkeiten hatte der Gründer mit Behörden, Geldgebern und bei der Suche nach geeigneten Mitarbeitern?

Die Firmenhistorie gibt die Antworten. Vorausgesetzt man weiß, wo die Daten versteckt sind, die man für eine Aufarbeitung braucht. Gibt es wirklich verlässliche Quellen im In- oder Ausland? Wie kann eine zeitlich logische Verarbeitung erfolgen und wenn – in welcher Form?

Hans Röckl ist Historiker. Er weiß, wo er hinlangen muß. Er kennt die Quellen und die Archive, und seien die noch so alt oder verstaubt. Durch seine Recherchen gelingt es, selbst in längst vergessenen Generationen noch wertvolle Hinweise für das heutige Unternehmen zu finden und auszuwerten. Perfekt später in Buchform oder auf einer CD präsentiert und dem Kunden in die Hand gegeben ist dieses Werk ein wirkliches Unikat und unterstützt ein Firmen-Image weit mehr als ein schöner und bunter Prospekt oder ein Tag der offenen Tür.

Die Historie des Unternehmens: Nichts Alltägliches. Und auch nichts auf die Schnelle. Es ist immer eine grundlegende Entscheidung im Betrieb. Aber: Die Wirkung bleibt über Jahre erhalten und sorgt für Gesprächsstoff bei Kunden, Lieferanten und bei den Mitarbeitern. Und nicht zuletzt ist diese Aufarbeitung der Vergangenheit bis in’s Heute auch für die Unternehmer- Familie ein absolutes Highligt.